Pilotierungsphase von M365

In der Pilotierungsphase von M365 bei uns am Theater probieren wir das neue Arbeitsmodell zunächst mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitenden aus, bevor es für alle eingeführt wird. Dabei geht es vor allem darum, zu sehen, wie gut die Zusammenarbeit, Abstimmungsprozesse und der Informationsaustausch im Arbeitsalltag funktionieren. Die Pilotgruppe testet neue Abläufe, gibt Rückmeldungen darüber, was gut klappt und wo es noch Schwierigkeiten gibt. So können wir das System und die Arbeitsweise an die tatsächlichen Bedürfnisse aller Mitarbeitenden anpassen und sicherstellen, dass die spätere Einführung reibungslos verläuft.

Eine Pilotierungsphase ist ein zeitlich begrenzter Testlauf, in dem ein neues System, ein Prozess oder ein Produkt zunächst in kleinerem Umfang erprobt wird, bevor es im gesamten Unternehmen ausgerollt wird. Ziel dieser Phase ist es, frühzeitig mögliche Probleme zu erkennen, Rückmeldungen aus der Praxis zu sammeln und anhand dieser Erkenntnisse Verbesserungen vorzunehmen. Durch die gezielte Auswahl einer Pilotgruppe lässt sich einschätzen, wie gut die Einführung funktioniert, welcher Schulungsbedarf besteht und ob Anpassungen notwendig sind. 

Darüber hinaus umfasst die Pilotierung auch das strukturierte Onboarding des Arbeitsplatzes, die technische Erprobung aller relevanten Funktionen sowie die praktische Implementierung des Systems unter realen Arbeitsbedingungen. So kann überprüft werden, ob die technische Ausstattung stimmig ist, die Prozesse zuverlässig laufen und das System den Anforderungen im Arbeitsalltag gerecht wird.

Die Pilotierungsphase dient somit dazu, Risiken zu reduzieren, Akzeptanz aufzubauen und einen späteren breiten Rollout effizient und erfolgreich vorzubereiten.

Wir führen Microsoft Teams ein, um die Zusammenarbeit in unserer Organisation kooperativer, transparenter und flexibler zu gestalten. Teams bündelt Kommunikation, Projektarbeit und Informationsaustausch an einem zentralen Ort. Durch die Integration von Chat, Video- und Audioanrufen sowie Meetings wird der direkte Austausch erleichtert und die E-Mail-Flut reduziert. Gleichzeitig ermöglicht Teams eine klare Strukturierung von Informationen: Projekte, Abteilungen oder Themen können in eigenen Teams und Kanälen organisiert werden, sodass relevante Inhalte für alle Beteiligten jederzeit sichtbar sind. Dateien können direkt geteilt, gemeinsam bearbeitet und versioniert werden, ohne dass mehrere Kopien entstehen. Die Plattform unterstützt ortsunabhängiges Arbeiten, sodass Mitarbeitende flexibel von verschiedenen Standorten und Geräten aus zusammenarbeiten können. Zudem lässt sich Teams nahtlos mit anderen Microsoft-365-Anwendungen wie Outlook, SharePoint oder Planner verbinden, wodurch Arbeitsprozesse digital abgebildet und effizienter gestaltet werden. Insgesamt soll Microsoft Teams die tägliche Arbeit einfacher, strukturierter und transparenter machen.

Die Pilotierungsphase ist so aufgebaut, dass sowohl die technischen Voraussetzungen als auch die praktische Einführung in Microsoft Teams sinnvoll miteinander verzahnt sind. Zu Beginn stehen zahlreiche vorbereitende IT-Schritte an: Dazu gehören die Mail-Migration, Hardware-Anpassungen sowie die Übertragung der bisherigen Laufwerke. Jede beteiligte Person wird von unserer IT individuell vorbereitet, sodass alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind, bevor die eigentliche Schulung beginnt.
 

Die Schulungen selbst werden von einem externen Unternehmen durchgeführt und finden in drei aufeinander aufbauenden Blöcken von jeweils 90 Minuten statt. Die Teilnehmenden werden dafür in verschiedene Schulungsgruppen eingeteilt, die sich nach Abteilungen und funktionalen Überschneidungen richten. So können thematische Bedürfnisse berücksichtigt und der Wissenstransfer gezielt gestaltet werden.
 

Nach den Schulungen folgt eine praktische Erprobungsphase, in der die Mitarbeitenden Teams selbstständig ausprobieren und in ihren Arbeitsalltag integrieren. Um diesen Prozess zu unterstützen, bieten wir begleitende AMA-Sessions („Ask me Anything“) an. Diese offenen Fragestunden schaffen Raum für individuelle Fragen, praktische Herausforderungen und vertiefende Impulse. Gleichzeitig sammelt das Projektteam Feedback, das für die Weiterentwicklung und Anpassung der Einführung entscheidend ist.
 

Durch diesen Aufbau soll gewährleistet werden, dass alle Teilnehmenden sowohl technisch als auch inhaltlich gut vorbereitet sind und Microsoft Teams praxisnah testen können, bevor der flächendeckende Rollout erfolgt.

Einen informativen Einblick rund um die Pilotierung erhaltet Ihr aus folgenden Dokumenten.